Processus de gestion des formations

• Apprenants : Récolter les candidatures d'apprenants pour les différentes formations, sélectionner les apprenants et leur envoyer un mail de convocation contenant les informations de la session et le règlement intérieur à signer
• Formateurs : Récolter les candidatures de formateurs, leur faire passer un premier entretien, récolter leurs documents administratifs et la signature de la charte du formateur
• Session : Générer automatiquement les documents nécessaires à la mise en place d'une session de formation : convocation, demande de subrogation, devis, calendrier, attestation de début, attestation de fin… Suivre les différentes étapes d'avancement de la session.
• Enquêtes de satisfaction : Envoyer les enquêtes de satisfaction aux apprenants, aux formateurs, aux financeurs et à l'entreprise, avec des relances (J+1, J+7, J+15). Récolter les retours et les intégrer au plan d'amélioration continue de l'organisme.

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Présentation de l'entreprise

• 💼 Type d'entreprise : Organisme de formation d'un groupe
• 🔬Domaine d'activité : Formation en climatisation : installation, dépannage, maintenance
• 📍 Lieu : Provence
• 💪🏼 Taille de l'équipe : +150 personnes.
• 💰 Chiffre d'affaires : +30Millions </aside>

Contexte :

Ce groupe avait entamé des démarches de certification Qualiopi pour leur organisme de formation et avait déjà obtenu une certification précédemment sur une autre entité. Leur volonté était de trouver une méthode efficace pour préparer cet audit et surtout s'assurer du bon fonctionnement des opérations de formation à venir dans le respect des 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi sur le long terme. L'enjeu était de mettre en place cette méthode en 1 mois, avant la date de l'audit déjà organisé.

Solution mise en place :

Production de documents :

• Rédaction de documents “template” nécessaire
• Ressources pour outil de veille et de formations
• Rédaction des documents détaillant les procédures demandées par Qualiopi

Fonctionnalités :

• Mise en place d'une base de données et des différents worklows automatisés
  • Réception des candidatures d'apprenants et de formateurs via formulaires en ligne modulables + trame d'entretien + dossier administratif en ligne + outil de gestion des candidatures
  • Mails automatiques : alertes internes, mails de convocation, mails de relances, envoi de documents, mail préparation dossier OPCO…
  • Gestion de documents : génération automatique de documents (convocation, demande de subrogation, devis, calendrier, attestation de début, attestation de fin…) et mise à disposition dans Sharepoint
  • Pipelines de l'avancée de chaque candidat, apprenant et session
  • Recueil d'avis : formulaires enquêtes de satisfaction, formulaire compte rendu pédagogique…